オフィスの新設や引越しは、会社にとって大きなイベントです。
とはいえ「どのくらい時間がかかるのか」「何から手をつければいいのか」など、経験が少ないために戸惑う方も多いでしょう。
そこで本記事では、オフィス移転を数多く手がけてきた業者目線から、全体の流れやスケジュール、注意すべきポイントをわかりやすく解説していきます。
初めてでもスムーズに進められるよう、ぜひ参考にしてください。
オフィス新設・引越しの全体スケジュール
規模感、物件との巡り合わせもありますが目安として以下の通り約半年間の時間を要します。
物件探し、社内合意：３ヶ月
最終条件交渉、賃貸借契約締結：１ヶ月
内装工事、引越し：２ヶ月
合計６ヶ月
スケジュール作成のポイント
オフィス移転は一律で「半年あれば大丈夫」というものではありません。実際には、社内で移転条件がどの程度固まっているかによって必要な期間は大きく変わります。
・社内で条件が固まっている場合
すでに希望エリアや面積、必要な設備などが明確であれば、物件探しから契約、工事までをスムーズに進められ、半年程度で移転完了が見込めます。
・社内で条件が固まっていない場合
「立地はどこが良いか」「今後の人員増にどれくらい対応すべきか」といった検討に時間がかかります。社内調整や意思決定が増えるため、半年以上の余裕を持った計画が必要です。
また、規模感によってもスケジュールは変わります。
小規模な移転であれば数ヶ月で可能ですが、フロア全体を使うような中規模〜大規模オフィスでは、設計・施工やインフラ整備に時間がかかる点に注意が必要です。
物件選びのチェックポイント
物件を選ぶにおいてすべての要求を満たすような物件は、基本的にないと考えた方がいいです。
立地、賃料、セキュリティ、広さ、日当たりや共用部の充実度など希望を上げればキリがありませんので優先順位を決めて諦めてもいい条件を把握しておくことが大切になります。
立地の重要性
オフィスの立地は、社員の通勤・採用・来客対応に大きな影響を与えます。
- 採用面では、通勤しやすい立地ほど応募が集まりやすい
- 来客が多い場合は、アクセスの良さや周辺環境の印象も重要
- 社員の通勤ルートは、公共交通機関か自家用車かによって利便性が変わる
- 同じエリアでも、路線を一つ変えるだけで家賃が大きく変わるケースもあるため比較検討が必要です
面積・レイアウトの決め方
オフィスの広さは単に「今の社員数」で計算するのではなく、将来の増員や用途も考慮しましょう。
- 事務スペース：社員1人あたり約3.3㎡（＝1坪）が目安
- 会議室：参加人数 × 1人あたり約2㎡
- 書庫や資料保管、サーバールームなど用途に応じて追加面積を見積もる
例えば従業員が50人、最大10名が利用する会議室を2部屋とすると
50人×3.3㎡＋10人×２㎡×２部屋＝約200㎡（約60坪）となります。
コスト面で注意すべき点
オフィス移転には「初期投資」と「経常費用」の両方が発生します。
- 初期投資
敷金・保証金、引越し費用、内装工事費、什器購入費など - 経常費用
家賃、共益費、水光熱費、清掃・セキュリティなどの維持コスト
単純に「家賃が安いからお得」とは限らず、共益費や光熱費で実質コストが高くなるケースもあるため、初期費用に目が行きがちですが、実際に引っ越した後の費用もしっかりと考慮しておく必要があります。
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